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10 pasos para tener reuniones EFECTIVAS y PRODUCTIVAS ¡No FALLAN!

10 pasos INFALIBLES para tener reuniones EFECTIVAS y PRODUCTIVAS - Javier Galué Amblar

En casi todas las organizaciones hay reuniones constantemente. Mientras más grande es más reuniones suelen haber, con sus excepciones claro… Luego de muchos años ayudando a mis clientes empresariales en este sentido te ofrezco en este artículo los 10 pasos para tener reuniones efectivas y productivas que considero que funcionan, y muy bien.

PERO lo que suele ocurrir en casi todas es que no son lo suficientemente efectivas y eficaces para sacarle EL MAYOR PROVECHO a ese tiempo que se está fuera de tu puesto de trabajo habitual para reunirte. El planing de trabajo de cada reunión no es lo único que hay que tomar en cuenta.

A veces se hacen brainstormings, a veces solo se informa, a veces no hay nada que decir, pero como se hacen de manera periódica pues se hacen. Me refiero a eso de “la reunión de los lunes” por ejemplo, que hay veces que son necesarias, pero hay veces que no hay nada que decir, pero como hay “reunión los lunes” hay que “inventarse” algo para decir o delegar en esas reuniones.

Si calculamos el tiempo al año que pasamos en una reunión dentro de la empresa, oficina, organización o en cualquier otra actividad donde hay más de 2 o 3 personas seguramente nos llevaríamos las manos a la cabeza… Por eso es MUY IMPORTANTE que nuestras reuniones, para que sean reuniones eficaces, tengan un sentido, pero además QUE TENGAN UN ORDEN DE ACTIVIDADES que en cierta forma las haga más atractivas, interesantes y EFECTIVAS.

En referencia a estos pasos para tener reuniones efectivas hay que tener como premisa que lo importante no es la reunión en sí (tener una reunión es SOLO tener una reunión, nada más. Conseguir los objetivos y conseguir resultados de cada una de ellas ES OTRA COSA). Lo significativo es que las personas que deban asistir a esa reunión primero asistan, luego que lo hagan con interés y lo más importante que sigan los objetivos de la reunión en ella y después de ella. Y eso te aseguro que no siempre se cumple, y me atrevo a decir que casi nunca se cumple en muchas empresas y organizaciones. He visto en mis clientes muchas reuniones de trabajo en equipo que se realizan solo porque “siempre se ha hecho así”.

A mis clientes suelo ayudarles a darle forma a sus reuniones con pautas e incluso procedimientos que las hace más efectivas, sobre todo siguiendo principios de la Comunicación que son los que determinan en cierta manera que cada reunión cumpla con sus objetivos. Compartir, aportar ideas, analizar problemas y soluciones, proponer iniciativas, concretar agenda, unificar objetivos… son todas características de las reuniones que DEPENDEN de que nos comuniquemos bien.

En las reuniones efectivas, el tiempo es un factor para tomar en cuenta. No siempre es el adecuado, por lo general son más largas de lo necesario pero también ocurre lo contrario. Ambas situaciones tienen sus problemas asociados de atención, de tiempo perdido, de cansancio, de aburrimiento, de repetición, etc. Dependerá también de tipo de reuniones a las que asistimos o que organizamos.

En una reunión de trabajo si no nos comunicamos bien posiblemente no se capten adecuadamente nuestros aportes o no despierten el interés que queremos, posiblemente en ocasiones no nos atreveremos a contradecir a los demás (sobre todo si es el jefe) y nos costará mucho más aportar todo lo que podemos aportar. En la comunicación también está el hecho de saber escuchar.  Escuchar activamente a los demás participantes en la reunión es vital para que sea realmente efectiva. Sin duda escuchar es parte importante de los pasos para tener reuniones efectivas que explico más abajo en este artículo. 

Con todos mis años de experiencia te dejo a continuación un formato que considero MUY EFICAZ para cada reunión, independientemente del motivo, el tipo de empresa o de los participantes. Es formato sigue varios criterios de liderazgo, comunicación y persuasión y TE RECOMIENDO PROBARLO en tus reuniones. Estoy SEGURO de que notarás la diferencia.

Medir el tiempo de cada reunión y escribirlo en una lista

En cuanto a cómo preparar una reunión de trabajo (o de cualquier organización) medir el tiempo del total y de los parciales de la reunión es importante, aunque sea una reunión para un evento deportivo de nuestros vecinos o de una ONG donde colaboramos, etc. Te permitirá hacer seguimiento a ver si se resuelven los problemas y si cada vez se toma más o menos tiempo para ello. No hay que ser esclavos del tiempo, pero es un determinante de la efectividad de nuestras reuniones, sobre todo si poco a poco se van teniendo más estadísticas al respecto. Esto no se aplica cuando las reuniones ya tienen un tiempo pautado desde el inicio, pero eso yo no lo recomiendo tanto porque se pueden quedar muchas cosas en el tintero o puede sobrar tiempo. El día a día tiene prioridad, pero yo recomiendo SIEMPRE tener un colchón y no ser estrictos en la duración, sobre todo si siempre es la misma por norma, porque cada reunión puede tener aspectos diferenciales que pueden variar las necesidades de tiempo.

 

Comenzar con reuniones que no sobrepasen los 45 minutos en total

Las Reuniones efectivas de no más de 45 minutos - Javier Galué Amblar

Luego ir alargando según necesidades, sobre todo si hay gente nueva en el grupo o en esa reunión en particular. YO LO LLAMO EL CONTADOR DE LA ATENCIÓN.

La atención de una persona en un solo evento suele ir decreciendo a medida que pasan los minutos, desde un 100% (es lo deseable por lo menos) hasta un 10% al cabo de esos 45 minutos. Esto es un dato MUY VARIABLE. Dependerá de cómo es la reunión, el tema a tratar, cómo gestionan la reunión los ponentes o las personas que dirigen, cómo es la dinámica de cada reunión, etc., PERO siguiendo mi experiencia de lo que veo en muchas organizaciones lo general es eso, pasar de un 100% a un 10% en más o menos 45 minutos.

POR ESA RAZÓN es importante ser dinámicos, nunca monótonos. Cambiar de ponente, cambiar de tema, cambiar de soporte gráfico (pantalla, papeles, fotografías, infografías, etc.) porque para evitar esto lo mejor es EL CAMBIO de la situación. Cambiar de tono de voz, cambiar de ponente, cambiar de tema, cambiar de soporte para apoyar la reunión, etc., todo esto ayuda a reiniciar el contador de la atención y comenzar en un porcentaje mayor.

Hay un paso previo que se refiere a cómo convocar a reunión de trabajo, que es un tema para otro artículo que escribiré posteriormente (suscríbete a mi Newsletter para que recibas la notificación cuando lo escriba). La convocatoria puede hacer que las personas vayan o no vayan (si tienen la libertad de elegir) y además determinará en cierta manera la actitud con que las personas irán a la reunión.

Los 10 pasos para tener reuniones EFECTIVAS más importantes a tomar en cuenta

Nunca llegar tarde SOBRE TODO si eres la persona o una de las personas encargadas, responsables o ponentes… (y comenzar a la hora)

Paso N. 1

Los primeros 5 minutos son muy importantes. ¿Qué hacer en esos primeros 5 minutos? El primer paso, que parece evidente pero que no siempre se hace adecuadamente, es saludar a los presentes, si es posible UNO POR UNO. Lo ideal es conociendo el nombre de cada asistente (esto dependerá de muchos factores, de la cantidad de personas asistentes, de quiénes son, qué relación tienen entre ellas, etc… Pero en caso de que sea posible hacer un esfuerzo en aprenderse los nombres de todos los asistentes y saludarlos UNO POR UNO)

Paso N. 2

El segundo paso, al comenzar la reunión es lanzar una frase, idea, imagen, noticia o concepto que llame la atención a los presentes (alguna estadística llamativa, un ¿qué pasaría si…?, con alguna cita que haga reflexionar, romper algún mito o creencia y basarlo con datos, o con una historia breve que llame mucho la atención). Son técnicas que hacen que los cerebros de las personas que están en una reunión que comienza CORTEN con lo que les acaba de ocurrir antes de llegar, con el problema que tienen que resolver, con lo que le han contado o han escuchado en la radio antes de ir a la reunión, lo que han visto en el trayecto… En realidad, con esta acción lo que hacemos es que los cerebros CAMBIEN EL FOCO hacia la reunión y pongan el 100% de atención a lo que va a suceder.

Paso N. 3

El tercer paso luego de captar su atención es comunicar de manera clara y muy corta el motivo de la reunión y el camino que tendrá dicho encuentro. Por eso el motivo no puede ser “que todos los lunes tenemos una reunión para ver la situación de la empresa…”. EL motivo de ESA reunión, de ESA en particular. Luego decir el camino que tendrá la reunión, ejemplo, tal persona expondrá el tema, tendremos un tiempo para preguntas y propuestas, etc… Es un “Roadmap” para que los asistentes a la reunión ya sepan qué viene o a través de qué ruta. Eso ayudará a que la atención no decaiga en el camino.

Paso N. 4

El cuarto paso es comunicar qué va a conseguir cada persona permaneciendo en la reunión, por qué es bueno que estén allí y qué beneficios o logros se conseguirán permaneciendo en esa reunión.

Paso N. 5

El quinto paso es uno que pocas veces veo en cada reunión pero que ¡ES BÁSICO! – Agradecimientos. Estoy muy seguro que en cada reunión hay mucho que agradecer a alguien que esté (o que no esté en la reunión) y este es el momento de hacerlo. Esta etapa de la reunión es LA IDEAL para que la atención y el sentirse involucrado o parte del grupo se afiance con los agradecimientos. Dar gracias es gratis y por lo general los beneficios son inmensos.

Paso N. 6

El sexto paso es hablar de temas de actualidad de la organización. Decisiones, planes, objetivos, cambios, novedades, argumentarios, etc.

Paso N. 7

El séptimo paso Y MUY IMPORTANTE de la reunión es ESCUCHAR. Es el momento de abrir micrófonos a los demás para que aporten, ofrezcan, propongan y hasta critiquen lo que se ha hablado y propuesto hasta el momento. Dependiendo de los objetivos y formato de la reunión este paso podría ser una discusión en formato “Brainstorming” o “Brainswarming” (que trataré en otros artículos y que por cierto es un método muy efectivo)

Paso N. 8

El octavo paso, la socialización. Aunque sean muy pocos minutos es importante que cada reunión sirva para estrechar lazos personales entre las personas. Las organizaciones están formadas por personas y eso implica interacción y comunicación interpersonal importantes ambos para un buen clima laboral y un ambiente de trabajo agradable, que por cierto, tiene efectos MUY POSITIVOS en la productividad.

Paso N. 9

El noveno paso que debes seguir para tener una reunión efectiva es la recapitulación de la reunión. Nuestros cerebros necesitan “empaquetar” la información para que sea fácilmente procesada. Recapitular en puntos concretos, incluso numerados, hace que la experiencia de la reunión no se quede en ideas sueltas, en objetivos a cumplir y en ordenes que seguir. Esta síntesis resumida hará que los asistentes etiqueten internamente en sus cerebros la reunión y le asignen una motivación y un objetivo a cumplir (que puede contener muchos subobjetivos).

Paso N. 10

El décimo paso y aunque es el último de esta lista es de los más importantes, es la llamada a la acción. El “Call to action” pero definido a corto, mediano y largo plazo. El mediano y largo plazo se repetirá en muchas reuniones pero esto es conveniente precisamente para afianzarlos y evaluar sus avances en el tiempo. Toda reunión debe llevar consigo una acciones a realizar por los presentes al salir de ella y este es el momento de hacerlo. Una llamada a la acción clara, concisa y concreta. Objetivos identificables e incluso medibles, no me refiero a frases de llamada a la acción que he visto en clientes como “sigamos adelante”, “avancemos”, “a trabajar”… Esos son conceptos vagos que no llevan por lo general a ninguna acción. Me refiero a labores y logros concretos, que se puedan visualizar e incluso ver o tocar.

Si sigues estos 10 pasos para tener reuniones EFECTIVAS para cada reunión que tengas u organices TE ASEGURO que serán MUCHO MÁS EFECTIVAS. Los asistentes sentirán que hay un orden específico y lógico que sus cerebros agradecen y verás los resultados positivos en muy CORTO PLAZO.


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¡Gracias!

Javier Galué Amblar
Formación In Company – Conferenciante – Coaching
Habilidades de Comunicación, Persuasión, Liderazgo, Carisma e Influencia
Madrid, España.
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